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Bienvenido a RuralGest. Esta aplicación le permite llevar el control de su negocio rural, También podrá mostrar todos los datos de disponibilidad a través de Internet con solo pulsar un botón. Y si lo desea, puede activar el "control de reservas Online" para que sus clientes puedan reservar desde Internet sin necesidad de ponerse en contacto con usted. Con RuralGest usted ofrece a sus clientes un servicio más completo, evitando que tengan que llamar para informarse de la disponibilidad del establecimiento, lo que les animará a repetir la consulta en una próxima ocasión. Por otra parte, usted se ahorrará tener que atender llamadas innecesarias. |
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Acabo de abrir el programa. ¿Por donde empiezo?.
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Antes de comenzar a trabajar debemos introducir todos los datos correspondientes a nuestro negocio. El programa no sabe si disponemos de uno o más establecimientos rurales, tampoco sabe con cuantas habitaciones contamos, o si alquilamos por habitaciones, por casa completa, o de ambas formas. Otro dato que debemos incluir es el relacionado con el propietario del negocio, o sea, la persona o empresa que emiten las facturas.
Aunque esta tarea puede resultar un tanto "incomoda", solo debemos llevarla a cabo una vez. A partir de ese momento RuralGest está diseñado para que la gestión de reservas sea mucho más rápida y eficaz.
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Fijémonos en los elementos que aparecen en la primera pantalla la primera vez que accedemos al programa. En la parte inferior encontramos la lista de establecimientos que forman nuestro negocio, un poco más arriba el programa me informa del ejercicio en el que estoy trabajando, y en la parte superior, los cinco iconos de la izquierda permiten efectuar una gestión genérica que afectará a todos los alojamientos de la lista.
Veamos resumidamente para que sirve cada uno de los iconos.
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Configuración General - Mediante este acceso puedo establecer los datos básicos para el buen funcionamiento del programa. En este apartado determino, por ejemplo, el modo de facturación, los datos del correo electrónico, la contraseña de acceso al programa. También podré crear copias de seguridad de los datos que estoy almacenado. |
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Clientes - Utilizaremos este apartado para almacenar todos los clientes, datos personales, datos bancarios y datos de facturación. |
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Multiplanning - Permite visualizar al mismo tiempo los planning de todos los establecimientos con el fin de que poder comparar la ocupación sin necesidad de abrir el planning de cada establecimiento por separado. |
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Copias de Seguridad - Con este botón podremos generar y restaurar copias de seguridad de los datos de todos los alojamientos disponibles en el programa. |
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Intranet del Propietario – Con este botón puedo acceder a la Intranet del Propietario, desde donde es posible ver las reservas realizadas a través de los Operadores |
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Tutorial - Con este botón puedo acceder a la página de inicio, desde donde es posible ejecutar cualquiera de las lecciones del tutorial multimedia.
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Dar de alta un nuevo establecimiento
Para crear un nuevo establecimiento debo pulsar sobre el signo "+" que aparece sobre la lista de alojamientos.
RuralGest está preparado para gestionar más de un establecimiento rural con varios propietarios. Podemos, por tanto, llevar el control de negocios un tanto atípicos. Supongamos, por ejemplo, que soy propietario de tres casas rurales, el negocio de las dos primeras figura a mi nombre y el de la tercera, por razones fiscales, lo hemos puesto a nombre de mi cónyuge. En este caso, estaríamos gestionando tres establecimientos con dos propietarios diferentes, como si fueran dos negocios diferentes. Deberíamos, pues, introducir dos propietarios y tres establecimientos. El programa, en este caso, gestionaría un negocio diferente por cada propietario que hayamos dado de alta.
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Lo primero que he de hacer es asignar un propietario para el nuevo establecimiento, para ello me aparece una lista con todos los que he introducido. Si deseo asignar un propietario que actualmente no aparece en la lista utilizaré el botón con el signo "+" para añadirlo. En el formulario que aparece debo rellenar las casillas con los datos del nuevo propietario y marcar sobre el botón aceptar.
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Una vez seleccionado el propietario aparece un nuevo cuadro de diálogo para insertar los datos del alojamiento. Recuerda rellenar los campos en azul, son obligatorios. Veamos cada uno de los campos que hay que rellenar.
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- Nombre - Nombre del alojamiento
- Tipo de Alojamiento - Es importante que especifiquemos si se trata de una "Casa Rural", un "Apartamento", etc. Si no define el tipo puede ser que no aparezca en la mayoría de las búsquedas en Internet.
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- Categoría - Indica la categoría de tu establecimiento conforme a lo establecido en su comunidad autónoma.
- Dirección - Calle, Avenida, Plaza, et.... número y planta.
- Provincia, País, Municipio - Cada vez que intentemos rellenar cualquiera de estas casillas aparecerá una nueva ventana donde debo seleccionar primero el país (por defecto ya se encuentra España seleccionada). A continuación marco sobre el listado "Provincia" y selecciono la provincia que corresponda y por último, repetiré esta misma operación con el municipio (Están incluidos todos los municipios del país). Finalizo la operación marcando sobre el botón "Aceptar".
- Código Postal - Para introducir el código postal del establecimiento.
- Localidad - En algunas ocasiones nuestra casa se encuentra en alguna "aldea" o "pedanía" con nombre distinto al municipio al que corresponde. Si es así, aquí debemos introducir ese nombre. Si no es este el caso, debemos rellenar esta casilla introduciendo el mismo nombre que hemos seleccionado en el apartado "municipio".
- Web - Si el alojamiento dispone de Web, aquí debemos indicar la dirección.
- E-mail - La dirección de contacto del establecimiento.
- Telef. 1, Telef. 2, Fax - Introduce al menos un teléfono de contacto y si dispones, tienes una segunda casilla para otro teléfono y otra para incluir el fax.
- Telef. Avs .- Se trata del teléfono de aviso. Debes incluir un teléfono móvil. En él recibirás los mensajes cada vez que realicen una reserva en el establecimiento a través de Internet.
- Datos bancarios - Aquí debes introducir los datos de la sucursal y la cuenta (20 dígitos). Estos datos son los que se proporcionarán al cliente para que realicen el ingreso de la cantidad anticipada.
- Anticipo - Se trata del porcentaje que vamos a solicitar al cliente como garantía de reserva.
- Código SWIFT y Código IBAN - Son los códigos internacionales necesarios para que se puedan efectuar transferencias desde el extranjero. (Si no los conoce, solicítelos a su entidad de credito)
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Para finalizar pulsaremos "Aceptar". Ahora todos los datos aparecerán en pantalla. Para editarlos basta con pulsar sobre cualquiera de ellos.
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| Si observamos en la parte superior de los datos de la casa nos aparece un campo con el nombre "Central R.", que por defecto aperece: "Sin Central de Reservas". |
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| En esta Opción lo que hacemos es que cuando le asignemos una Central de Reserva los datos que aparecerán en internet ya no serán los de la casa, sino que aprecerán los datos que tengamos marcados en la Central de Reserva.. |
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Dar de alta y trabajar en un nuevo ejercicio
Para llevar su contabilidad correctamente la numeración de las facturas ha de ser correlativa durante todo el ejercicio fiscal. Cuando cambiemos de ejercicio fiscal, por ejemplo, cuando pasemos del año 2005 al 2006 debemos comenzar de nuevo con la facturación partiendo de la factura número 1. |
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Por este motivo es importante que manejemos correctamente el transito de un ejercicio fiscal a otro. Además, RuralGest no permite efectuar ciertas modificaciones en reservas que no pertenezcan al ejercicio donde nos encontramos trabajando.
Todos los años, el 1 de Enero, RuralGest cambia automáticamente de ejercicio, con el fin no solo de poner a cero el número de factura, sino también para que las estadísticas de cada año que el programa nos ofrece aparezcan correctamente. Excepcionalmente, por razones fiscales o de fuerza mayor, puede ocurrir que nos interese finalizar el ejercicio en curso y comenzar uno nuevo, por ejemplo, a mitad de año. Solo en este caso debemos comenzar un nuevo ejercicio dejando cerrado el que ha transcurrido desde principios de año hasta la fecha actual. Para ello, utilizaremos el botón " Comenzar nuevo ejercicio ". El nuevo ejercicio comenzará en la fecha de marcación y se mostrará con el nombre del año en curso seguido de un número (por ejemplo 2005-1).
Como ya hemos dicho anteriormente, la operatividad de las reservas que no se corresponden con el ejercicio donde nos encontramos queda limitada, ya que se supone que son ejercicios cerrados fiscalmente. No obstante, si deseamos realizar alguna operación por cualquier tipo de motivo, bastará trasladarnos a ese ejercicio mediante el botón " Cambio de ejercicio ". Una vez realizadas las modificaciones pertinentes no debemos olvidar volver a cambiar el ejercicio para trasladarnos de nuevo al que se corresponde con nuestro ejercicio actual.
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