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¿Cómo introduzco mis datos y los de mi establecimiento?.
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La primera vez que utilizamos el Sistema Centralizado de Reservas, es necesario introducir una serie de datos básicos que facilitarán la identificación del establecimiento en Internet, la elaboración de facturas o el trabajo de gestión del negocio a través del programa.
Imaginemos que soy un usuario que utiliza Internet para alquilar una casa en la que pasar el fin de semana. Al entrar en el portal de reservas, encontraré el nombre de la casa, por ejemplo " La Casa Camino Real", así como los datos mediante los cuales podré cerrar la operación: el teléfono de contacto, la página web donde ampliar información, el correo electrónico donde confirmar la reserva, la dirección donde se encuentra la casa en la que pasaré mis días de descanso, etc, etc. Todos estos datos son los que el programa necesita para gestionar de manera automática un buen número de funciones. |
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RuralGest me requerirá los datos del propietario y del alojamiento cada vez que demos de alta uno nuevo.
Para dar de alta un alojamiento basta pulsar sobre el signo "+" que aparece en la ventana "Lista de Alojamientos".
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En primer lugar, RuralGest solicita que le asignemos un propietario. Para ello aparecerá una ventana con todos los propietarios que hemos dado de alta en nuestro programa. La razón de que sea posible introducir en el programa varios propietarios, está relacionada con la posibilidad de trabajar con varios establecimientos. RuralGest está preparado para gestionar más de un establecimiento rural con varios propietarios. Podemos, por tanto, llevar el control de negocios un tanto atípicos. Supongamos, por ejemplo, que soy propietario de tres casas rurales, el negocio de las dos primeras figura a mi nombre y el de la tercera, por razones fiscales, lo hemos puesto a nombre de mi cónyuge. En este caso estaríamos gestionando tres establecimientos con dos propietarios diferentes, como si fueran dos negocios diferentes. Deberíamos, pues, introducir dos propietarios y tres establecimientos. El programa gestionará un negocio diferente por cada propietario que hayamos dado de alta. Si el propietario es el mismo para más de un establecimiento, una vez lo hayamos dado de alta, lo asignaremos marcando un doble clic. |
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Si el propietario aún no ha sido introducido en la lista marcaremos en el símbolo "+" de la parte superior derecha de la ventana y completaremos el formulario de datos. (Todos los que aparecen en azul y negrita son campos obligatorios).
CIF, Nombre, Dirección, Localidad, Provincia y Código Postal.
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Una vez asignado el propietario, RuralGest muestra un nuevo formulario con los campos necesarios para introducir los datos del alojamiento. |
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- Nombre : Aquí debemos introducir el nombre del alojamiento sin poner el "tipo" delante. Por ejemplo, si mi alojamiento es la casa rural Camino Real, teclearé solamente "Camino Real" y no pondré delante "Casa Rural".
- Tipo de alojamiento : Seleccione de entre la lista que aparece el que se corresponda con el suyo (Casa rural, Apartamento Rural, Hotel Rural.....)
- Categoría : Indique la categoría que se corresponda con la comunidad autónoma a la que pertenezca.
- Dirección : Dirección del alojamiento.
- C.P.: Código postal del alojamiento.
- Provincia, País, Localidad : Estos datos habrá que elegirlos de entre todos los almacenados a través de una nueva ventana que aparece al marcar sobre cualquiera de estos campos.
- Localidad : Normalmente, la localidad suele coincidir con el municipio. No obstante, supongamos que mi establecimiento se encuentra en una pedanía o en una aldea dependiente del municipio en cuestión. En este caso, en el campo "localidad" introduciremos su nombre correspondiente.
- Web : Si nuestro alojamiento dispone de página Web propia, introduciremos aquí su dirección.
- E-mail : En esta casilla indicamos la dirección de correo electrónico a través de la cual deseamos que nuestros clientes contacten para solicitar información sobre nuestro alojamiento.
- Tel1, Tel2, Fax : Para introducir los números de teléfono de contacto.
- Tel. Avis.: Esta casilla está reservada para la inserción del "teléfono de aviso". Cada vez que se efectúa una reserva a través de Internet, el sistema centralizado está preparado para enviar un mensaje a un teléfono móvil indicando la fecha y características principales de la reserva. Si usted contrata este servicio dispondrá de información instantánea de cada reserva efectuada. Introduzca en esta casilla el teléfono móvil a través del cual desea recibir estos mensajes.
- Sucursal y número de cuenta : En este apartado introduciremos los datos bancarios que facilitamos a nuestros clientes para que nos ingresen el importe en concepto de anticipo.
- Anticipo : Introduzca aquí el porcentaje de anticipo que suele solicitar a sus clientes en el momento de efectuar la reserva. Ese porcentaje será el que se solicite al usuario que reserve a través de Internet.
- Código SWIFT y Código IBAN - Son los códigos internacionales necesarios para que se puedan efectuar transferencias desde el extranjero. (Si no los conoce, solicítelos a su entidad de credito) |
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Una vez introducidos todos los datos se expondrán en la pantalla principal mediante dos ventanas. Los datos del propietario aparecerán en la ventana inferior izquierda y los del alojamiento en la derecha. En ellas aparecen unos elementos adiccionales que vamos a pasar a comentar.
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En la ventana perteneciente al propietario: |
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El icono con las llaves permite asociar un propietario distinto al alojamiento con el que estemos trabajando. Cuando marquemos sobre él aparecerá de nuevo el formulario que contiene la lista de propietarios.
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En la ventana con los datos del alojamiento encontramos también los campos relativos al número de factura y a su modificación. El funcionamiento es idéntico al de los campos de la ventana del propietario, si bien en este caso, el dato que aparece como número de factura se refiere a la numeración asociada al establecimiento, no al propietario (todos estos conceptos se explicarán con mayor detalle en el apartado de reservas y contabilidad).
Aquí encontramos también un nuevo botón que se denomina " Características "  . En el debemos seleccionar las características y equipamiento con que cuenta el establecimiento. Así indicaremos si posee, por ejemplo, chimenea, calefacción, barbacoa, etc.... Debemos prestar especial atención a lo que aquí se denomina equipamiento compartido ya que se trata de recursos que nuestro establecimiento comparte con otros de su entorno (por ejemplo, puede existir una piscina común para tres casas rurales que se encuentra en una misma finca). |
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La introducción de estos datos resulta especialmente relevante, ya que se utilizarán como criterios de búsqueda en Internet y resulta extremadamente importante que reflejen fielmente todos los recursos de que disponemos.
Al mismo tiempo, como podemos observar, podemos decidir si queremos mostrar o no, en internet, los servicios diarios y extarordinarios, simplemente marcando o desmarcando los checkbox correspondientes, y tambien podemos decidir la forma en la queremos que aparezcan los precios.
En este cuadro encontramos dos "pestañas" más, "Comentarios sobre el alojamiento y entorno" y "Localización". La primera, permite introducir información adicional del establecimiento: comentarios y artículos de la zona con fotografías. La segunda se ha creado para que determinemos, mediante un mapa interactivo, su ubicación aproximada así como la forma de llegar, para lo que se dispone un campo especifico. Esta ventana la analizaremos de forma más detalla en el próximo capítulo.
Existen además, una serie de iconos que nos permiten operar con nuestro establecimiento. Vamos a ver qué función tiene cada uno de ellos: |
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Contabilidad - Mediante este epígrafe llevaremos el control económico de nuestro negocio. Podré llevar el control de ingresos y gastos, emitir facturas, mostrar estadísticas, iniciar un nuevo ejercicio, etc...
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Entradas y Salidas - Si accedemos a este apartado dispondremos de un listado con todas las prerreservas y reservas, información sobre las salidas y entradas previstas, así como los clientes en lista de espera o los posibles conflictos de Overbooking .
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Habitaciones - Este es el apartado que permite configurar el funcionamiento del establecimiento con el que estamos trabajando. Aquí determinamos si se alquila como casa completa o no. Si además lo gestionamos por habitaciones, debemos incluir cada una de ellas con su capacidad, comportamiento y precios.
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Servicios diarios - Podemos almacenar servicios que ofrezcamos a nuestros clientes con carácter diario. Por ejemplo, desayunos, comidas, etc...
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Servicios extraordinarios - En este epígrafe incluiremos servicios que puedan solicitar nuestros clientes y que tengan un carácter ocasional. Por ejemplo, una visita guiada, alquiler de bicicleta, un paseo a caballo, etc.... .
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Ofertas - Esta opción está estrechamente relacionada con Internet, y lo que pretende es poner a disposición del usuario de RuralGest una fórmula sencilla para poder anunciar en Internet cualquier tipo de rebaja, oferta o servicio extraordinario que ofrezca a sus clientes.
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Planning - Mediante este botón accedemos al planning, quizás la parte más importante de la aplicación. Su misión es mostrar la ocupación de las distintas reservas de forma gráfica. Utilizaremos el Planning para modificar esas reservas y para establecer los días del año sobre los que deseo aplicar distintas tarifas y precios.
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Actualización - Esta opción permite subir a Internet todas las modificaciones que haya realizado en el programa. Es muy importante subir periódicamente los datos de las reservas para que el internauta sepa en todo momento la ocupación real de nuestro establecimiento y encuentre en nuestra Web una fuente de información fiable.
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Estadísticas - Una forma de conocer el funcionamiento de nuestro negocio es comprobar a través de las Estadísticas la facturación anual. Con la opción Estadísticas podemos consultar los Ingresos, los Gastos, el IVA Repercutido y el IVA Soportado. Encontrarás toda la información de esta utilidad en el apartado de contabilidad
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Fotos del alojamiento - Mediante este botón accedemos a un formulario desde el que podremos insertar las fotografías de nuestro alojamiento. Incluye un editor gráfico para que nuestra tarea resulte muy sencilla.
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Configuración del alojamiento - Mediante esta opción podremos activar / desactivar el gestor de reservas a través de Internet para este alojamiento. Podrá también establecer la condiciones de reserva que se mostrarán al cliente o actualizar sus datos en alguno de los portales más importantes de Internet. Será aquí donde configuremos los datos que nos permitirán enviar periódicamente la ficha policial.
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Nº factura y el botón “Modificar nº de factura”.: El campo “número de factura” muestra el próximo número con que se generará la siguiente factura que se realice. El botón “Modificar nº de factura” permite alterar el orden de dicha numeración. Ni que decir tiene, que esta opción es sumamente delicada, de ahí que aparezca decorada con un botón de color rojo. Su finalidad es dotar al programa de un entorno de facturación flexible que permita ordenar correlativamente las facturas cuando se combina el método de facturación manual con el sistema informático. En el momento de configurar el programa no será necesario hacer ninguna modificación, aunque su manejo será explicado con todo detalle más adelante.
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