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¿Cómo introduzco los clientes?, ¿Qué es el Cardex?.
 

Introducción

Un paso fundamental a la hora de completar una reserva es la asignación de un cliente para relacionarlo con la misma. Para realizar dicha asignación, la aplicación posee una ventana desde la que podremos efectuar su selección. Desde esta misma ventana efectuaremos acciones tales como crear nuevos clientes, editar los existentes, eliminarlos y agruparlos por distintas categorías.

Además podremos generar todo tipo de correspondencia mediante el uso de plantillas de documentos previamente configurados para la combinación de los datos de clientes en los mismos.

¿Qué tipo de clientes existen?

A la hora de crear un cliente debemos tener en cuenta que la aplicación distingue entre dos tipos que son:

 
 

Clientes de reservas : Son clientes que utilizaremos para asignarlos a las distintas reservas y asociar sus datos con los de dichas reservas.

 
 

Otros clientes (Cardex) : Son clientes que no tendrán relación con reservas pero de los cuales nos pueden interesar sus datos personales para ser consultados posteriormente o para la generación de correspondencia.

 

Dentro de cada uno de estos tipos tendremos la posibilidad de crear grupos o categorías para llevar una mejor organización de los mismos.

¿Cómo accedo a la ventana de clientes?

Podemos acceder a la ventana de clientes pulsando sobre el botón correspondiente , situado en la ventana principal del programa. De esta forma podremos realizar las gestiones que necesitemos sobre ellos.



Cuando tengamos que seleccionar un cliente para reservas, facturas, etc... se abrirá la ventana de clientes mostrando sólo aquellos que pueden ser asignados a reservas. Para realizar la selección de un cliente bastará con hacer doble clic con el botón izquierdo del ratón sobre uno de los clientes que aparecen en la lista.

Me encuentro en la ventana de clientes, ¿qué puedo hacer en ella?

Una vez nos encontramos en la ventana de clientes podemos apreciar una serie de zonas bien diferenciadas con diversa información cuya utilidad procederemos a explicar a continuación. Estas zonas son:

Criterios de selección y resultado de la misma.

En esta zona podremos especificar distintos criterios de selección de clientes, como por ejemplo si quisieramos trabajar con clientes de reservas o cardex, así como un grupo al que pertenezcan o algún dato del cliente que conocemos y con el cual queremos realizar el filtrado en la lista.

En la lista podremos filtrar los clientes que aparezcan o hacer que se muestren por orden de inserción o por orden alfabético .

Además, podremos realizar inserciones o eliminaciones de clientes de la lista pulsando el botón correspondiente (los que se muestran con el signo "más" y "menos" respectivamente).

Cuando accedamos a esta ventana para seleccionar un cliente relacionarlo con una reserva, factura, etc... será en este listado donde lo seleccionaremos haciendo doble clic sobre la fila del cliente en cuestión.

Datos personales del cliente

En esta zona podemos ver y modificar los datos personales del cliente actualmente seleccionado en la lista, así como configurar relaciones del mismo con diferentes grupos. Del mismo modo, se dispone de opciones para que el cliente sea incluido en la generación y envío de correspondencia.

La opción "Enviar comunicados" nos brinda la oportunidad de generar todo tipo de documentos y correspondencia de manera rápida y sencilla, así como el envío de los mismos a través de internet. Bastará con seleccionar la opción que deseemos de entre las plantillas existentes. En este caso el destinatario del comunicado será exclusivamente el cliente en el que estemos situados. Los envíos masivos lo veremos mas adelante.

En esta zona podemos ver y modificar los datos de facturación para el cliente actualmente seleccionado. Estos datos serán utilizados durante el proceso de facturación de una reserva.

Si pulsamos el pequeño botón con la imagen de una flecha podremos copiar todos los datos directamente de los existentes en los datos personales del cliente.

Más abajo, en esta misma ventana encontramos el histórico de facturación, donde con un golpe de vista podremos ver la facturación del cliente seleccionado, no solo en el alojamiento con el que estamos trabajando, sino en todos los alojamientos que tengamos dados de alta en nuestro programa.

Acompañantes

En la pestaña de "Acompañantes" se nos permite especificar los datos de las personas que se van a alojar junto al cliente que ha especificado la reserva. Es esta una nueva fórmula que facilita enormemente la confección posterior de la hoja de registro y de la ficha policial. Al marcar sobre este botón puedo completar los datos del clientes rellenando los datos complementarios que serán necesarios para la hoja de registro.

Además, a la derecha puedo incorporar mediante las teclas de añadir (signo "más") y eliminar (signo "menos") los datos de las personas que acompañan al cliente.

También en este apartado podré imprimir la hoja de registro.

Opciones de correspondencia
En le margen superior derecho de la ventana se encuentra el icono para la generacion de informes . Esta herramienta nos brinda la oportunidad de generar todo tipo de documentos y correspondencia de manera rápida y sencilla, así como el envío de los mismos a través de internet.
Bastará con seleccionar la opción que deseemos de entre las plantillas existentes. Al pulsar sobre dicho botón aparecerá una ventana con las diferentes opciones de las que disponemos.


La primera de ellas, "Editar plantilla de comunicado" nos permite generar todo tipo de documentos personalizados para la generación de correspondencia.

Los siguientes servirán para generar el documento de correspondencia afectando a aquellos clientes visibles en la lista de la izquierda y que hayamos configurado previamente marcándolos para ser tenidos en cuenta a la hora de la generación de correspondencia.

El primero de ellos generará el documento y lo abrirá para poder editarlo o imprimirlo.

El segundo nos permite el envío automático del documento a la dirección de correo electrónico de los clientes que tienen la opción "enviar comunicados" seleccionada.

El tercer y último botón nos permitirá la edición y envío de boletines a la dirección de correo de los clientes que tienen la opción "enviar boletines" seleccionada. Al pulsar sobre este botón se nos abrirá una ventana en la que podemos crear nuevos boletines de información o modificar los existentes.

En resumen, al utilizar cualquiera de estos botones se producirá una generación y/o envío de la correspondencia para todos y cada uno de los clientes que hayan sido configurados con las opciones de comunicados y boletines.

El envío de comunicados a clientes a través de internet sólo será posible si la dirección de correo electrónico especificada en los datos del mismo es válida, de lo contrario no se producirá el envío.