¿Cómo puedo introducir una reserva?.

Para asignar las distintas temporadas nos situaremos en el Planning sobre la línea denominada "tempo." y arrastrando con el ratón seleccionaremos un rango de fechas. Después de esto pulsamos con el botón derecho del ratón sobre la selección y hacemos clic sobre uno de los tipos de temporadas que nos aparecen en el menú emergente. Podemos ver como las fechas seleccionadas toman el color de la temporada elegida.

¿Cómo creo la reserva?

La forma más sencilla de crear la reserva es a través de la ventana principal de la aplicación. En ella nos aparece el Planning de reservas mostrándonos diversa información sobre los días, temporadas y habitaciones de la casa actual. Sobre el Calendario podemos observar dos botones, uno con el que podemos eliminar la reserva actualmente seleccionada y otro con el crearemos reservas nuevas. Éste último es el que utilizaremos en este caso.

Para crear una nueva reserva pulsamos el botón de "Añadir nueva reserva" y automáticamente se nos mostrará la información básica de la misma. Ya podremos ver datos como la fecha en la que se ha realizado la reserva, estado de la misma, tipo de reserva, forma de pago, etc. Valores que debemos cambiar según nuestras necesidades y que veremos más adelante.

En este momento podremos realizar la asignación del cliente de la reserva, así como modificar el texto y color que identificará la misma en el Planning para poder diferenciarla claramente del resto de reservas creadas.

Una reserva podrá estar compuesta por diferentes períodos. A partir de ahora a cada período de la reserva lo denominaremos segmento o tramo de la reserva.

Ya he creado la reserva, ¿cómo ocupo habitaciones?

Una vez hemos creado la reserva, esta pasa automáticamente a ser la reserva activa. A partir de este momento y mientras siga siendo la reserva activa, se ejecutarán sobre ella las acciones que llevemos a cabo en la ventana.

Ya estamos preparados para comenzar a ocupar habitaciones. Para ello utilizaremos directamente el calendario de reservas en el que podemos ver una primera línea denominada "Casa". El resto de las líneas que aparecen a continuación identificarán a cada una de las habitaciones de las que conste el establecimiento. La línea de "Casa" la utilizaremos para realizar reservas de "casa completa" y el resto para ir ocupando cada una de las habitaciones.

Ahora debemos introducir los distintos tramos o segmentos en la línea que corresponda. Cada uno de ellos representa un período de ocupación en la reserva. Por ejemplo, la reserva de dos habitaciones durante un fin de semana comprende dos segmentos diferentes. El primero se dibuja como un rectángulo que abarca las casillas que coinciden con esos dos días y queda situado en la línea de la primera habitación. El segundo será idéntico al anterior, si bien en este caso se dibuja en la línea correspondiente a la segunda habitación.

La creación, eliminación o modificación de estos segmentos tendrán una repercusión directa sobre la reserva. Vamos a ver como efectuamos cada una de estas operaciones.

Las acciones que podemos realizar sobre las líneas del calendario de reservas son las siguientes:

a) Creación de un segmento de ocupación :

Podemos ampliar o reducir el rango de fechas que comprende un segmento ya creado para ajustarlo a nuestras necesidades.

Para ello tendremos que situarnos en la parte final del segmento seleccionado hasta que podamos apreciar que el cursor del ratón cambia su aspecto apareciendo en modo "reescalado".

Ahora tan solo hay que pulsar el botón del ratón y arrastrarlo hasta ajustar la nueva longitud del segmento.

d) Cambio de posición de un segmento de ocupación.

Además de las operaciones descritas anteriormente, también podemos mover un segmento ya creado para situarlo en otra posición dentro del planning. Este cambio de posición permite modificar tanto la fecha de inicio del segmento como la habitación que está ocupando.

Para ello tan solo tenemos que pulsar con el ratón sobre el segmento seleccionado y arrastrarlo a alguna zona libre del Planning. Los datos de la reserva serán actualizados de forma automática.

NOTA: Siempre que estemos creando, modificando o moviendo un segmento, podemos cancelar la operación si pulsamos el botón derecho del ratón.

Funcionamiento y aspectos del área de trabajo.

Hasta el momento hemos visto lo fácil que resulta la gestión de una reserva utilizando para ello el Planning de la pantalla principal.

Pero hay ciertos aspectos de la reserva que necesito modificar y para ello el Planning no resulta operativo. Por ejemplo, imaginemos que deseo aplicar una rebaja en el precio de alquiler de una habitación, o que deseo introducir cualquiera de los servicios que ofrece mi establecimiento: desayunos, comidas, rutas a caballo etc..., o cambiar el estado de la reserva, etc...

Todas estas operaciones las llevaremos a cabo utilizando para ello el área de trabajo que se sitúa encima del Planning y cuyos contenidos expresan numéricamente los detalles de la reserva. Veamos todos los aspectos.

Debajo encontramos tres campos cuya utilidad es informativa, por lo que su manipulación no afectarán a la gestión del establecimiento, si bien pueden llegar a ser de gran ayuda.

En este apartado indicaremos la forma en que hemos realizado la reserva: Por teléfono, por e-mail, por Internet, en persona, etc....

El epígrafe "Forma de pago" servirá para identificar a aquellos clientes que pagan al contado, por visa, por transferencia o por talón de Viajes.

Debajo del cliente se sitúa el área destina a mostrar los distintos conceptos de la reserva.

Cada una de las líneas representa un servicio. Si repasamos una de izquierda a derecha encontramos los siguientes elementos:

Act/Des: Todas las líneas disponen en su inicio de un Checkbox que permite su activación y desactivación. Las líneas que aparezcan desactivadas no se tendrán en cuenta al hallar el sumatorio total de la reserva, ni al imprimir la reserva, ni al emitir la factura de la reserva. La desactivación permite realizar cálculos parciales sin necesidad de borrar ninguna de la líneas.

Servicios: En este campo se describe el servicio. Si pulsamos con el botón derecho sobre el "Concepto" tendremos opción de eliminar la línea completa.

Tipo/Cantidad: La función de este campo dependerá del tipo de servicio de que se trate. Si es un alquiler de habitaciones mostrará la ocupación alquilada (para 1 persona, para 2... pulsando sobre el botón derecho podremos modificarlo). Si se trata de cualquier otro servicio lo que aparece en este apartado es la cantidad.

Número de días: Aquí se expresa el número de días que haya durado el servicio en cuestión. Este campo no aparecerá si se trata de un "Servicio extraordinario" o de "Otro servicio".

Precio: En este apartado indicaremos el precio del servicio unitario.

IVA: En este campo debe aparecer el IVA aplicable(%) a ese servicio en cuestión. La aparición de esta casilla a nivel por cada línea permite la asignación individual del tipo de IVA a cada uno de los servicios incluidos en la reserva.

Importe: El importe es el valor neto del servicio incluido en esa línea. En este campo no se incluye el IVA.

Para incluir nuevos servicios en nuestra reserva procederemos dependiendo del servicio de que se trate. Si hablamos, por ejemplo, de añadir una nueva habitación lo haremos utilizando el planning. Si se trata servicios diarios (desyunos, comidas), extraordinarios (alquiler de bicis, etc..), "otros servicios" o descuentos utilizaremos los tres botones disponibles a tal efecto.

Disponemos también de las casillas donde se muestra el importe total de la reserva, el total de IVA y el sumatorio de ambas cantidades. Justo al lado podremos especificar el dinero que se ha estipulado como anticipo y si ha sido pagado o no.

Para llevar un control exhaustivo de los cobros realizados, el botón cobros presenta distintas tonalidades. Así, si no se ha cobrado el anticipo, aparecerá en rojo. Si se han realizado cobros parciales pero queda alguna cantidad pendiente, aparecerá en azul. Por último, si la reserva se encuentra pagada en su totalidad, el color del botón será verde.

Haciendo click en el botón "Cobros" accederemos a la ventana "Histórico de cobros" correspondiente a la reserva activa.

En la parte superior de la ventana encontramos el número de reserva y la factura relacionada con la misma. También en la parte superior pero en la zona opuesta, tenemos el importe total de la reserva con los desgloses de neto e iva.

La zona "Cobro de anticipo" permite establecer el importe del mismo, la forma en que ha sido pagado, observaciones complementaria y marcar si se encuentra en situación de pagado.

La ventana cuenta con la zona "Otros cobros" para reflejar pagos complementarios que se vayan produciendo. Además en la parte inferior se refleja el importe pendiente de la factura y la casilla "Pagado" cuya activación pondrá el botón "Cobros" en color verde.

Para finalizar debemos fijarnos en el botón "Facturar reserva". Este botón, como su nombre indica, sirve para emitir facturas sobre la reserva seleccionada. Ocasionalmente va acompañada de un símbolo en forma de "OK" de color rojo, lo que significa que ya se ha emitido factura de esta reserva. El número que aparece a su lado indica el número de veces que se ha facturado partiendo de esta reserva.