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Funcionamiento del envío de partes de viajeros a través de la web de la Guardia Civil.
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Introducción:
Tal y como se indica en la ORDEN INT /1922/2003 DE 3 JULIO, sobre libros-registro y partes de entrada de viajeros en establecimientos de hostelería y otros análogos, "todos los establecimientos de hostelería, camping, bungalows y otros alojamientos similares tienen la obligación de cumplimentar el libro-registro, así como la de presentar o remitir a las correspondientes Comisarías de Policía o Puestos de la Guardia civil, en su caso, el parte de entrada de viajeros, confeccionado con arreglo a modelo oficial, viene impuesta por razón de la naturaleza de la actividad sobre la que recae, sin que ello obste para la aplicación de procedimientos que, de acuerdo con la evolución de la técnica, permitan a los establecimientos una mayor flexibilidad y economía, siempre que ello no constituya merma de la seguridad indispensable para garantizar la efectividad del citado control".
RuralGest nos permite de una manera sencilla la generación de las hojas-registro para su impresión a fin de confeccionar el libro-registro así como la notificación de los partes de entrada de viajeros a través del servicio de hospederías que la Guardia Civil ha puesto a disposición de los propietarios de alojamientos mediante el envío de un fichero de datos a la web "hospederias.guardiacivil.es".
Atención: Dado que los impresos de partes de entrada deben ser firmados por el viajero de manera inexcusable, el programa no puede ser utilizado a modo de libro-registro, es decir, usted podrá generar las hojas de entrada-registro de los viajeros que lleguen a su establecimiento con esta aplicación pero deberá conservar una copia firmada por el viajero a fin de confeccionar el libro-registro de tal manera que esté disponible en todo momento a disposición de los miembros de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad con competencia en la materia.
A continuación se describen los pasos a realizar para poder utilizar dicho servicio:
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1.- Alta en el servicio:
Para darse de alta debe entrar en la dirección https://hospederias.guardiacivil.es/autenticacion.jsp y pulsar sobre el botón "Nuevo Usuario". A continuación siga las indicaciones de la página para proceder a cumplimentar el formulario y presentarlo en el Puesto de la Guardia Civil más cercano a la localidad de su establecimiento.
Una vez resuelta su solicitud se le proporcionarán los datos necesarios para el acceso a este servicio. Los datos que utilizaremos para configurar nuestra aplicación son los siguientes:
• Nombre del establecimiento: Nombre con el cual dio de alta el establecimiento en el servicio.
• Código del establecimiento: Código único e identificativo de su establecimiento proporcionado por la Guardia Civil.
• Clave de acceso: Clave o contraseña necesaria para entrar en este servicio web.
Una vez realizado el alta en el servicio de hospederías de la Guardia Civil procederemos a la configuración de RuralGest.
2.- Configuración del alojamiento:
Para proceder a la configuración de este servicio entraremos en el formulario de configuración de nuestro alojamiento pulsando sobre el botón correspondiente.
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Seleccionamos la pestaña "Partes de viajeros" y procedemos a la introducción de los datos de configuración de la siguiente manera:
• Nombre Establecimiento: Nombre con el cual dimos de alta nuestro establecimiento en este servicio de la Guardia Civil. Es muy importante escribirlo tal y como aparece en los datos del apartado anterior cuando procedimos a realizar el alta en el servicio. Si no coincide exactamente con dicho nombre, los ficheros no serán válidos al ser enviados a través de internet a la web de la Guardia Civil.
• Código Establecimiento: Código identificativo de nuestro establecimiento proporcionado por la Guardia Civil al darnos de alta en el servicio.
• Contraseña: Clave o contraseña de acceso al servicio web de la Guardia Civil a través de la web "hospederias.guardiacivil.es". Contador fichero: Número secuencial utilizado para generar el nombre del fichero que será enviado. Si se produce un error de correlación en el nombre del fichero podrá cambiar el valor para que la secuencia vuelva a ser correcta. |
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Una vez hemos configurado el alojamiento para la generación de partes de viajeros podremos hacer uso de dicha funcionalidad desde la aplicación.
3.- Generación y envío de partes de viajeros: |
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Para acceder al formulario de generación de partes de viajeros lo haremos pulsando el botón correspondiente en el formulario del "planning de reservas" o en cualquiera de los días de la barra del "planning". |
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Una vez en el formulario podemos ver los datos del establecimiento tal y como los especificamos en el apartado anterior. |
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También podemos ver datos referidos a la generación del fichero de comunicación que se enviará a la Guardia Civil. Debemos rellenar la fecha y hora de envío para que conste en el mismo. Por defecto se cogerá la fecha y hora del sistema en el momento de lanzar este formulario.
El nombre del fichero que se generará se compone del código del establecimiento y como extensión un número secuencial que se irá incrementando después de cada envío. Si por algún motivo se rompe la secuencia, éste número podremos modificarlo a mano para que continúe desde el que especifiquemos. |
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Si hemos pulsado sobre algun día del planing en el que figuran reservas, el parte de viajeros aparece parcialmente relleno con el titular de la reserva así como los acompañantes que hayan sido incluidos en la base de datos.
Con los botones que aparecen en la parte superior del listado podremos:
• Cargar un fichero de comunicación previamente guardado.
• Insertar un nuevo registro de viajero.
• Eliminar el registro de viajero seleccionado.
• Modificar los datos del registro de viajero seleccionado.
Para la inserción o modificación de un registro de viajero disponemos de un formulario de edición-inserción con los datos necesarios para la correcta generación del fichero. |
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En la parte inferior del formulario especificaremos que tipo de salida deseamos para los datos de la lista de viajeros. Disponemos de las siguientes opciones:
• Abrir en MS Word : Se nos generará un documento MS Word que contiene toda la información que estamos viendo en el formulario.
• Guardar documento MS Word : Idéntica a la primera opción pero en este caso se especificará un directorio donde guardar el documento Word generado.
• Enviar documento MS Word por e-mail : No da la posibilidad de enviar el documento Word generado a una dirección de e-mail especificada.
• Guardar fichero de comunicación : Permite salvar los datos introducidos en el formulario a un fichero con el formato especificado por la Guardia Civil. Una vez guardado, podremos volver a cargar los datos del fichero usando el botón correspondiente situado en la barra de botones por encima del listado de viajeros.
• Enviar fichero de comunicación por e-mail : El fichero de comunicación será generado y enviado a una dirección de e-mail especificada.
• Enviar fichero de comunicación por internet : El fichero de comunicación de partes de viajero será enviado a través de internet al servicio de recepción de ficheros de control de la web de la Guardia Civil , quedando notificado automáticamente si el proceso finaliza con éxito. Si tiene algún problema con este servicio contacte con el Puesto de la Guardia Civil más cercano.
• Generar Hojas-Registro : Se generarán las hojas-registro por cada uno de los viajeros especificados en la lista. Esta es la hoja que debe ser firmada por el viajero y que deberá conservar para la confección de los libros-registro. |
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