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Otros controles. Entradas
y salidas. Overbooking.
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Entradas y salidas :
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A la
hora de llevar a cabo la gestión de este tipo de negocios, dentro de toda la
información relativa a las reservas realizadas en nuestro establecimiento, es
especialmente interesante poder consultar cuando se va a producir la entrada de
clientes que han contratado una reserva, así como el estado en que se encuentra
la misma. Es decir, ver de una forma inmediata datos como "¿quién va a venir?,
¿cuándo?, ¿en que estado se encuentra su reserva?, ¿voy a poder alojarlo?",
etc..
Para este fin se ha
puesto a disposición del usuario una ventana con una recopilación de este tipo
de información para que pueda tener constancia en todo momento de las entradas
y salidas del establecimiento.
Pulsando en el botón
"Entradas/Salidas" situado en la ventana principal, tendremos acceso a esta
información.
Seleccionando
cada uno de los botones de la parte superior podremos acceder a una u otra
información según se describe a continuación:
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Lista de Reservas:
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En este caso vemos información
general de todas las reservas existentes, indicándonos si es el caso, si la
reserva lleva más de 3 días en estado de Pre-Reserva y poder así llevar a cabo
las acciones que se estimen oportunas. Podremos lanzar el planning de reservas
seleccionando automáticamente la reserva y ver en detalle los conceptos de la
reserva.
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Entradas y salidas:
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Seleccionando la opción de
"Entradas Previstas" podremos visualizar información de reservas cuya entrada
en la casa tendrá lugar a partir de una fecha indicada. Podremos ver qué día se
ocupará la primera habitación así como el localizador de la reserva y el estado
de la misma.
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En este apartado disponemos del un boton de imprimir el listado actual  , el cual nos da la posibilidad de sacar por impresora un listado corrido de las entradas previstas o bien un listado detallado de ellas. |
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Si lo que
seleccionamos es "Salidas previstas" lo que veremos será información de
reservas cuya salida se producirá a partir de la fecha indicada.
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Lista de espera y
Overbooking:
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Una de las ventajas más
interesantes de la RuralGest es la posibilidad de gestionar reservas on-line,
es decir, reservas realizadas a través de Internet. Para llevar a cabo con
éxito la gestión de este tipo de reservas deberemos mantener sincronizados los
datos de ocupación de nuestro establecimiento realizando actualizaciones
periódicamente.
En la ventana "Listado de
reservas" disponemos de dos opciones "Lista de espera" y "Overbooking". Estas
opciones nos permitirán llevar un correcto seguimiento de las reservas
realizadas a través de la web de reservas. La forma en que dichas reservas
pasan a una u otra lista depende de cómo estén de actualizados los datos de
ocupación de nuestro establecimiento en Internet. Según esto al "descargar" las
reservas realizadas on-line, estas pasarán a formar parte de a alguno de
los siguientes listados:
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Cuando un cliente realiza una reserva on-line y hay disponibilidad de ocupación
tanto en la web como en la "aplicación local", dicha reserva pasará
directamente a formar parte del listado de reservas pudiendo ver en el planning
el detalle de la misma. A partir de este momento la reserva se gestionará del
mismo modo que si la hubiéramos realizado en nuestra máquina.
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Cuando un cliente realiza una reserva on-line y no hay posibilidad de
realizarla en ese momento por falta de disponibilidad, el cliente será
advertido y tendrá la opción, si lo desea, de formalizar la reserva en espera
de confirmación por nuestra parte cuando la ocupación pueda llevarse a cabo, si
es posible. En cualquier momento podremos hacer uso del botón "Comprobar" que
nos informará si la reserva en espera tiene o no cabida en el planning. Es
responsabilidad nuestra mantener informado al cliente del estado de su reserva.
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Como
hemos comentado anteriormente, por diferentes motivos los datos de ocupación
existentes en la web de reservas pueden no estar actualizados con los que
tenemos en nuestro programa. Esto puede provocar que a la realizar una reserva
on-line el cliente no tenga ningún impedimento para llevarla a cabo y sin
embargo en nuestro planning las fechas y habitaciones que comprende dicha
reserva ya estén ocupadas. Esto es lo que denominamos como "overbooking". En
estos casos, al "descargarnos" la reserva, ésta pasará automáticamente a formar
parte de la "Lista de overbooking". En cualquier momento podremos hacer uso del
botón "Comprobar" que nos informará si la reserva tiene o no cabida en el
planning. Es responsabilidad nuestra mantener informado al cliente del estado
de su reserva.
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NOTA: En las
opciones de "Lista de espera" y "Lista de overbooking" podemos distinguir
aquellas reservas que se encuentran "Caducadas" (color rojo) , o lo que es lo
mismo, aquellas en las que la fecha de entrada y salida son inferiores a la
fecha actual. También podemos distinguir las reservas que se encuentran
"parcialmente caducadas" (color naranja), siendo estas las que tienen fecha de
entrada inferior a la fecha actual, pero cuya fecha de salida es posterior a la
fecha actual. Y por último las reservas "no caducadas", es decir, las reservas
que tienen fecha de entrada y salida posteriores a la fecha actual. Esta
información nos resultará de gran utilidad a la hora de decidir qué hacer con
ellas.
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